E-Rechnung vs. PDF:
Das ist der Unterschied

Wieso die Verwechslung verständlich ist

Im ersten Teil unserer Reihe “E‑Rechnungspflicht 2027 – betrifft sie mein Unternehmen?”haben wir erklärt, welche Unternehmen die E-Rechnung betrifft. Jetzt schauen wir auf das Format: Was macht eine Rechnung eigentlich zur E-Rechnung? 

Die Verwechslung hat einen nachvollziehbaren Hintergrund. Nach der früheren gesetzlichen Definition konnte auch eine per E-Mail versandte PDF als elektronische Rechnung gelten. Für seit dem 1. Januar 2025 ausgeführte Umsätze gilt eine neue Definition: Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF zählt damit zu den „sonstigen Rechnungen“. 

Deine Rechnung kann also digital sein, ohne eine E-Rechnung im heutigen gesetzlichen Sinne zu sein.

Was einer einfachen PDF fehlt

Eine PDF zeigt, wie Deine Rechnung aussieht. Dein Kunde kann sie öffnen und Rechnungsnummer, Leistungen, Beträge und Zahlungsbedingungen lesen. 

Für die direkte Übernahme in andere Programme fehlen einer einfachen PDF jedoch die standardisiert zugeordneten Datenfelder (strukturiertes Format) eines E-Rechnungsformats. 

Stell Dir eine Rechnung über Büromaterial vor. Du erkennst sofort, welcher Betrag zu welcher Position gehört und wie sich die Umsatzsteuer zusammensetzt. Eine Software benötigt dafür eindeutige Zuordnungen: Welches Feld enthält die Rechnungsnummer? Welches den Nettobetrag? Welches den Steuersatz? 

Programme können Informationen aus PDFs mithilfe von Texterkennung oder KI auslesen. Dabei müssen sie die Inhalte und deren Bedeutung erkennen. Das allein macht die PDF noch nicht zu einer E-Rechnung.

Was eine E-Rechnung anders macht

Bei einer E-Rechnung haben die Angaben festgelegte Plätze und Bedeutungen. Dadurch kann eine geeignete Software Rechnungsdaten gezielt auslesen und übernehmen. 

Eine XML-Datei ist dafür ein verbreiteter technischer Baustein. Allerdings wird auch eine beliebige XML-Datei nicht automatisch zur gültigen E-Rechnung. Das Format muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen – beispielsweise durch Übereinstimmung mit der europäischen Norm EN 16931. 

Du musst dafür keine XML-Dateien programmieren können. Wichtig ist, dass Deine eingesetzte Lösung ein geeignetes Rechnungsformat erzeugt und die Daten korrekt übermittelt. 

XRechnung und ZUGFeRD: Zwei Formate, die Du kennen solltest

XRechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Ein geeigneter Viewer oder Deine Rechnungssoftware kann diese Daten für Dich lesbar darstellen. 

ZUGFeRD verbindet in seiner hybriden Form eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Du kannst die Rechnung wie eine PDF ansehen; geeignete Software kann zusätzlich die eingebetteten Daten verarbeiten. Für die E-Rechnungspflicht müssen die verwendete Version und das Profil geeignet sein. 

Das bedeutet: Auch eine Datei mit der Endung „.pdf“ kann eine E-Rechnung enthalten. Bei ZUGFeRD steckt der entscheidende Datensatz in der Datei.

Eine Rechnung auszudrucken, einzuscannen oder als PDF zu exportieren, erzeugt deshalb noch keine E-Rechnung.

Darfst Du weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?

Ja, soweit eine Übergangsregel oder eine Ausnahme greift. Eine einfache PDF ist nicht pauschal unzulässig. 

Bis Ende 2026 können Unternehmen die allgemeine Übergangsregel nutzen. Für einfache PDF-Rechnungen ist dabei die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Bei einem Vorjahresgesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027. 

Daneben bestehen Ausnahmen von der Ausstellungspflicht, etwa für Leistungen unter der Kleinunternehmerregelung oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Welche Regel für Dich gilt, hängt vom konkreten Umsatz ab. 

Die Aussage „Wir verschicken bereits PDFs“ beantwortet daher noch nicht die Frage, ob Dein Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereitet ist.  

Was Du jetzt in Deinem Unternehmen prüfen solltest

Ein guter erster Schritt ist eine konkrete Frage an Deinen Softwareanbieter: 

„Erzeugt unsere Software eine einfache PDF oder eine E-Rechnung in einem gesetzlich geeigneten Format?“ 

Anschließend lohnt sich der Blick auf den gesamten Ablauf: 

• Welches Format und welche Version erzeugt Deine Software? 

• Sind die erforderlichen Rechnungsangaben im strukturierten Datensatz enthalten? 

• Welche Formate und Übermittlungswege benötigen Deine Kunden? 

• Bleiben die strukturierten Daten beim Versand und bei der Aufbewahrung erhalten? 

• Habt Ihr den Ablauf mit einer echten Beispielrechnung getestet? 

Eine technische Prüfung kann Formatfehler aufdecken. Ob die abgerechnete Leistung, die Beträge und die steuerliche Behandlung stimmen, muss weiterhin geprüft werden. 

Vom richtigen Format zum funktionierenden Ablauf

Das passende Format schafft die Grundlage. Die Entlastung entsteht, wenn Erstellung, Prüfung, Freigabe, Versand und Aufbewahrung zusammenpassen. 

Genau dort setzen wir bei ONYON an. In unserem E-Rechnungs-Quick-Check schauen wir gemeinsam auf Deinen Rechnungsausgang: Wie entstehen Deine Rechnungen? Wer gibt sie frei? Wie werden sie versendet? Welche Schnittstellen und Abläufe brauchst Du? 

Du erhältst einen Kurzbericht und eine Roadmap für die nächsten Schritte. So kannst Du gezielt entscheiden, was Dein Unternehmen für die Umstellung braucht. 

Vereinbare Deinen E-Rechnungs-Check mit Andreas Gaebler und Paul Rogge aus unserem Team Prozessberatung.  

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