E-Rechnungs-Quick-Check:
Wie gut ist
dein Unternehmen
vorbereitet?

Die E-Rechnung wird zum neuen Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Und sie verändert mehr als nur das Format einer Rechnung. Software, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen im Unternehmen müssen zusammenspielen.

Ab dem 1. Januar 2027 wird es für viele Unternehmen konkret: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, kann die Übergangsregelung grundsätzlich nicht mehr nutzen und muss bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.

E-Rechnungen empfangen können Unternehmen übrigens schon seit dem 1. Januar 2025.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr, ob du dich mit der E-Rechnung beschäftigen solltest. Sondern: Ist dein Rechnungsprozess schon darauf vorbereitet?

Genau das finden wir mit unserem E-Rechnungs-Quick-Check gemeinsam heraus.

Eine E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Seit 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann.

Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD können diese Anforderungen erfüllen.

In der Praxis reicht es deshalb nicht, einfach einen neuen Button in der Rechnungssoftware zu aktivieren. Die E-Rechnung betrifft den gesamten Prozess:

Wo entstehen deine Rechnungsdaten?
Welche Software nutzt du?
Sind alle notwendigen Rechnungsinformationen vorhanden?
Wie gelangen die Daten in das richtige E-Rechnungsformat?
Wie versendest du die Rechnung?
Welche Schnittstellen bestehen zwischen deinen Systemen?
Wer ist intern für welche Schritte verantwortlich?

Je früher du diese Fragen beantwortest, desto besser kannst du die Umstellung in deinen normalen Unternehmensalltag integrieren.

Was passiert, wenn du zu spät startest?

Der gesetzliche Stichtag klingt vielleicht noch weit entfernt. Gerade bei gewachsenen Prozessen zeigt sich aber oft erst bei genauerem Hinsehen, wie viele Systeme und Personen an der Rechnungserstellung beteiligt sind.

Wer erst kurz vor der Pflicht startet, riskiert deshalb vor allem drei Dinge:

1. Rechnungen werden zurückgewiesen oder Zahlungen verzögern sich

Wenn Kunden ein bestimmtes E-Rechnungsformat erwarten und deine Rechnung die Anforderungen nicht erfüllt, entstehen Rückfragen und Korrekturschleifen. Im ungünstigsten Fall verzögert sich dadurch auch die Zahlung.

2. Fehlerhafte Prozesse verursachen zusätzlichen Aufwand

Fehlende Daten, ungeklärte Schnittstellen oder ungeeignete Softwarelösungen fallen häufig erst im laufenden Betrieb auf. Dann müssen Rechnungen korrigiert und Abläufe kurzfristig angepasst werden. Auch steuerlich können fehlerhafte Rechnungen zusätzlichen Klärungsbedarf verursachen.

3. Aus einer geplanten Umstellung wird ein Zeitdruck-Projekt

Software auswählen, Prozesse verändern, Mitarbeitende einbinden und neue Abläufe testen braucht Zeit. Wer früh startet, kann verschiedene Lösungen vergleichen und eine passende Entscheidung treffen. Wer spät startet, hat deutlich weniger Spielraum.

Unser Ziel ist deshalb nicht, einfach irgendeine technische Lösung einzuführen. Die E-Rechnung soll zu deinem Unternehmen und deinen Abläufen passen.

Wo steht dein Unternehmen heute?

Genau hier setzt unser E-Rechnungs-Quick-Check an.

In einem zweistündigen Termin schauen unsere Prozessberater Andreas Gaebler und Paul Rogge gemeinsam mit dir deinen aktuellen Prozess für Ausgangsrechnungen an.

Dabei betrachten wir den kompletten Weg: von der Erstellung einer Rechnung über die eingesetzte Software bis zum Versand an deine Kunden.

So bekommst du einen klaren Blick darauf, was bereits funktioniert, wo Handlungsbedarf besteht und welche nächsten Schritte für dein Unternehmen sinnvoll sind.

Das prüfen wir im E-Rechnungs-Quick-Check

Gemeinsam schauen wir uns unter anderem diese Punkte an:

deinen aktuellen Prozess zur Erstellung und zum Versand von Ausgangsrechnungen
die eingesetzte Software und bestehende Schnittstellen
die einzelnen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten
die gesetzlichen Anforderungen an deinen Rechnungsprozess
mögliche Risiken und Handlungsbedarfe
passende Lösungswege für deine Unternehmensgröße und deine Abläufe

Natürlich beantworten wir dabei auch deine konkreten Fragen zur Einführung der E-Rechnung.

Am Ende sollst du nicht mit einer langen Liste offener Punkte dastehen. Du erhältst konkrete Handlungsempfehlungen und mögliche nächste Schritte.

Zwei Stunden, die dir Klarheit verschaffen

Der Quick-Check soll dir eine fundierte Grundlage für die weitere Entscheidung geben.

Nach dem Termin weißt du:

wie gut dein Unternehmen aktuell auf die E-Rechnung vorbereitet ist,
an welchen Stellen du noch handeln solltest,
welche technischen oder organisatorischen Anpassungen sinnvoll sind,
welche Lösung zu deinen bestehenden Prozessen passen könnte,
welche Schritte du bis zum gesetzlichen Stichtag einplanen solltest.

Du erhältst damit einen individuellen Maßnahmenplan, an dem du dich bei der weiteren Umsetzung orientieren kannst.

Danach entscheidest du, wie es weitergeht: Du setzt die nächsten Schritte mit deinem Team selbst um oder wir begleiten dich auch bei der Einführung.

E-Rechnung als Chance für bessere Prozesse

Wir schauen beim Quick-Check bewusst über die reine Pflicht hinaus.

Denn die E-Rechnung ist auch eine gute Gelegenheit, einen gewachsenen Rechnungsprozess einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Vielleicht gibt es doppelte Arbeitsschritte. Vielleicht werden Daten mehrfach übertragen. Vielleicht lassen sich manuelle Tätigkeiten automatisieren.

Unser Anspruch ist deshalb nicht nur eine rechtskonforme E-Rechnung. Wir möchten gemeinsam mit dir einen Prozess entwickeln, der auch im Alltag funktioniert.

Digital, klar und passend zu deinem Unternehmen.

Jetzt E-Rechnungs-Quick-Check vereinbaren

Bis zum gesetzlichen Stichtag zu warten, macht die Umstellung nicht einfacher. Ein früher Blick auf deinen aktuellen Prozess dagegen schafft Klarheit und gibt dir Zeit für die richtigen Entscheidungen.

Du möchtest wissen, wie gut dein Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereitet ist?

Dann lass uns gemeinsam hinschauen.

Vereinbare jetzt deinen E-Rechnungs-Quick-Check mit unseren Experten Andreas und Paul. In zwei Stunden schaffen wir einen Überblick über deinen aktuellen Stand und zeigen dir, was als Nächstes zu tun ist.

E-Rechnungs-Quick-Check anfragen