Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder ein kleines Geschenk zum Jahresende: Mit zusätzlichen Leistungen können Arbeitgeber ihren Beschäftigten Wertschätzung zeigen. Steuerlich sind solche Zuwendungen aber nur unter bestimmten Voraussetzungen begünstigt. Entscheidend sind insbesondere:
die Einordnung als Betriebsveranstaltung
der Wert der Zuwendung
die Einbeziehung von Begleitpersonen und Geschenken
die Frage, ob ein begünstigter Sachbezug vorliegt
Betriebsveranstaltungen: Der 110-Euro-Freibetrag
Für bestimmte Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier) gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung.
Voraussetzungen für eine begünstigte Betriebsveranstaltung
Damit der Freibetrag zur Anwendung kommen kann, müssen u.a. folgende Punkte erfüllt sein:
Es handelt sich um eine Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier).
Der Teilnehmerkreis besteht überwiegend aus Arbeitnehmern des Betriebs bzw. eines Betriebsteils (einschließlich Begleitpersonen).
Die Veranstaltung richtet sich typischerweise an die Belegschaft; sie darf nicht im Schwerpunkt der Kunden- oder Geschäftsfreundebewirtung dienen.
Der Freibetrag gilt für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr pro Arbeitnehmer.
Welche Kosten werden in die 110 Euro einbezogen?
In die „Pro Kopf Kosten“ je teilnehmendem Arbeitnehmer sind sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers einzubeziehen, die mit der Betriebsveranstaltung im Zusammenhang stehen. Dazu gehören insbesondere:
Speisen und Getränke
Raummiete und Nebenkosten
Musik, DJ, Künstler, Rahmenprogramm
Organisation und Eventagentur
Fahrtkosten, Übernachtungskosten
Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Dekoration, Saalmiete etc.)
Kosten für Begleitpersonen von Arbeitnehmern (z.B. Partner)
Geschenke/Sachzuwendungen, die „aus Anlass“ der Betriebsveranstaltung und im Rahmen der Veranstaltung überreicht werden
Die Gesamtkosten der Veranstaltung werden auf alle teilnehmende Arbeitnehmer verteilt. Kostenanteile für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Geschenke, die im Rahmen der Veranstaltung gewährt werden, erhöhen also den maßgeblichen Pro-Kopf-Betrag.
Überschreitung der 110-Euro
Wird der Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer überschritten, ist nicht automatisch die gesamte Zuwendung steuerpflichtig, sondern nur der übersteigende Betrag ist als Arbeitslohn zu erfassen.
Der Arbeitgeber kann diesen übersteigenden Betrag unter bestimmten Voraussetzungen mit 25 % pauschal besteuern. Die Pauschalierung ist insbesondere aus praktischen Gründen häufig sinnvoll, weil eine individuelle lohnsteuerliche Erfassung der Vorteile vermieden wird.
Wichtig: Der Freibetrag selbst bleibt auch bei Überschreitung erhalten; nur der Mehrbetrag über 110 Euro ist steuerpflichtig bzw. pauschalierungsfähig.
Weihnachtsgeschenke und sonstige Sachzuwendungen an Mitarbeiter
50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge
Sachbezüge können grundsätzlich bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.
Als Sachbezüge gelten Vorteile, die nicht in Geld ausgezahlt werden. Dazu gehören beispielsweise:
Waren
Gutscheine
bestimmte Geldkarten
Voraussetzung ist, dass diese die gesetzlichen Anforderungen an einen begünstigten Sachbezug erfüllen.
Wichtige Punkte zur 50-Euro-Freigrenze:
Die 50 Euro gelten pro Arbeitnehmer und Monat für alle Sachbezüge zusammen.
Wird die Grenze auch nur geringfügig überschritten, ist der gesamte Sachbezug des jeweiligen Monats steuerpflichtig.
Es handelt sich nicht um eine allgemeine Steuerfreigrenze für Weihnachtsgeschenke. Die gesetzlichen Kriterien für Sachbezüge sowie für Gutscheine und Geldkarten müssen eingehalten werden.
Weihnachtsgeschenke in Form von Sachzuwendungen können somit unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt sein. Dies gilt insbesondere, wenn sie unabhängig von einer Betriebsveranstaltung überreicht werden und die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten.
Weihnachtsgeschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen
Werden Weihnachtsgeschenke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, beispielsweise einer Weihnachtsfeier, überreicht, gelten besondere Regelungen.
Dabei ist Folgendes zu beachten:
Sachgeschenke, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung übergeben werden und üblicherweise zur Feier gehören (z. B. Präsentkörbe oder kleine Weihnachtsgeschenke), müssen in die 110-Euro-Grenze pro Arbeitnehmer eingerechnet werden.
In diesem Fall wird die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge normalerweise nicht zusätzlich berücksichtigt. Stattdessen wird der Wert des Geschenks zusammen mit den übrigen Kosten der Betriebsveranstaltung im Rahmen der 110-Euro-Grenze betrachtet.
Wird die 110-Euro-Grenze durch die Kosten der Veranstaltung einschließlich der Geschenke überschritten, ist nur der Betrag steuerpflichtig, der über 110 Euro hinausgeht. Dieser kann gegebenenfalls pauschal versteuert werden.
Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber das Weihnachtsgeschenk unabhängig von einer Betriebsveranstaltung überreicht, beispielsweise direkt im Büro. In diesem Fall wird das Geschenk als eigenständiger Sachbezug behandelt. Sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kann hier die 50-Euro-Freigrenze genutzt werden.
Geldgeschenke, Gutscheine und Geldkarten
Bei Geldgeschenken ist zwischen Bargeld und Sachbezügen zu unterscheiden.
Bargeldgeschenke gelten immer als Geldlohn. Sie sind daher steuerpflichtig und können nicht über die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei gewährt werden.
Gutscheine und Geldkarten können dagegen als begünstigte Sachbezüge gelten. Dafür müssen sie bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört beispielsweise, dass sie nur für den Kauf von Waren und Dienstleistungen verwendet werden können und keine uneingeschränkte Zahlungsfunktion besitzen.
Werden Gutscheine oder Geldkarten zu Weihnachten verschenkt, kommt es für die steuerliche Behandlung auf drei Punkte an:
Erfüllt der Gutschein bzw. die Geldkarte die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Sachbezug?
Wird die monatliche Freigrenze von 50 Euro eingehalten?
Erfolgt die Übergabe im Rahmen einer Betriebsveranstaltung? In diesem Fall muss der Wert des Geschenks bei der Berechnung der 110-Euro-Grenze berücksichtigt werden.
Bedeutung einer guten Dokumentation
Bei Firmenevents und Geschenken sollten Arbeitgeber die steuerlich relevanten Informationen nachvollziehbar dokumentieren. Wesentliche Punkte sind:
Anlass der Veranstaltung
Datum und Art der Veranstaltung
Teilnehmerzahl (Arbeitnehmer und Begleitpersonen)
Gesamtkosten der Veranstaltung
rechnerische Kosten pro teilnehmendem Arbeitnehmer
Art und Wert der gewährten Geschenke oder Sachzuwendungen
gesonderte Erfassung der Kosten für Begleitpersonen
ggf. Zuordnung, ob Zuwendung im Rahmen oder außerhalb einer Betriebsveranstaltung erfolgt
Eine sorgfältige Dokumentation erleichtert die lohnsteuerliche Einordnung, unterstützt die Anwendung des 110‑Euro‑Freibetrags und der 25‑%‑Pauschalierung und hilft bei der Prüfung, ob und in welchem Umfang Sachbezüge unter die 50‑Euro‑Freigrenze fallen.
Fazit
Weihnachtsfeiern, Sommerfeste und Weihnachtsgeschenke sind ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterbindung, aber steuerlich differenziert zu behandeln. Unternehmen sollten insbesondere:
Veranstaltungen als Betriebsveranstaltungen sauber einordnen,
die 110 Euro Freibetragsgrenze inklusive Geschenken und Begleitpersonen beachten,
Sachzuwendungen getrennt von Geldleistungen betrachten und die 50 Euro Sachbezugsfreigrenze im Blick behalten,
und die lohnsteuerliche Behandlung durch eine gute Dokumentation absichern.
Eine frühzeitige steuerliche Prüfung geplanter Events und Zuwendungen – gerade zum Jahresende – hilft, unerwartete Belastungen in der Lohnabrechnung zu vermeiden und die bestehenden steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten optimal zu nutzen.
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